Обласний нотаріальний архів

Полтавський обласний держаний нотаріальний архів

      Основними завданнями архіву є:

    - комплектування документами,  склад   яких   передбачено   Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказам Міністерства юстиції України від 18.05.2009 року N  870/5;

    - забезпечення збереження  та   використання   відомостей,   що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні;

    - створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;

     -здійснення контролю     за    зберіганням    документів    та обліково-довідкового апарату до  документів,  які  зберігаються  у фондоутворювачів;

    - підготовка та  своєчасна  передача  документів,  внесених  до Національного  архівного фонду  на зберігання,  до відповідного державного архіву з додержанням  вимог, передбачених нормативно-правовими актами Держкомархіву України.

Архів  відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

     - приймає від    фондоутворювачів   на   зберігання   документи нотаріального  діловодства, сформовані   відповідно   до   вимог, встановлених Законом,  Правилами ведення нотаріального діловодства,  затвердженими наказом Міністерства  юстиції  України від  31  грудня  2008  року  N  2368/5 , зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2008 року за N 1325/16016;

     - узгоджує описи справ постійного,  тривалого (понад 10  років) зберігання,   акти  про вилучення  для  знищення  документів,  не внесених до НАФ,  які  подаються  на  розгляд експертної  комісії відповідного управління юстиції;

    - організовує та  здійснює   зберігання   документів,   створює систему облікових документів архіву;

     - перевіряє наявність і стан справ  постійного  зберігання,  що зберігаються в архіві;

     - проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;

     - створює та   вдосконалює   довідковий   апарат   до  архівних документів, що зберігаються в архіві;

     - створює та організовує зберігання страхового фонду;

     - виявляє унікальні документи;

     - проводить експертизу  цінності  документів,  що знаходяться в архіві,  та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному управлінні юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;

     - надає методичну  допомогу  фондоутворювачам  з  упорядкування нотаріальних документів та передачі їх на зберігання в архів;

     - складає списки  фондоутворювачів,  які передають документи до архіву,  приймає  ці документи  на  зберігання  після  закінчення  строків їх тимчасового зберігання фондоутворювачів;

     - складає графіки приймання від фондоутворювачів документів  на зберігання;

    - інформує управління юстиції про стан роботи з документами  та  вносить пропозиції щодо її поліпшення;

     - здійснює підготовку документів НАФ та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне  зберігання  до відповідного  архіву  з додержанням вимог нормативно-правових актів Держкомархіву України;

     - на договірних   засадах   виконує   роботи,    пов'язані    з упорядкуванням   документів, та  з  інших  питань,  пов'язаних  з архівною справою і діловодством;

     - веде прийом  громадян  з  питань,  що  входять до компетенції архіву;

     - веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;

     - бере участь у проведенні перевірок  організації  нотаріальної діяльності   нотаріусів   та   виконання   ними   правил   ведення нотаріального діловодства;

     - здійснює внесення   відомостей   до  Спадкового  реєстру  про нотаріально  посвідчені заповіти  та  заповіти,  прирівнювані  до нотаріально  посвідчених,  які  надійшли  на зберігання до архіву, веде алфавітні книги обліку заповітів;

    - видає дублікати  документів,  що  зберігаються  в архіві,  за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб,  за  дорученням  яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;

     - у випадках,  передбачених законодавством,  вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;

     - засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з  документів, які  знаходяться  на зберіганні  в  архіві,  проставляє  службові відмітки про скасування заповітів,  довіреностей, зняття  заборон відчуження нерухомого майна, розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів тощо;

     - видає архівні  довідки  про  наявність  у  документах  архіву відомостей,  що  стосуються предмета   запиту,   із   зазначенням пошукових  даних  документів на запити юридичних та фізичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

     - видає довідки   про   вчинені   нотаріальні   дії   та  копії документів,  що знаходяться на зберіганні в  архіві,  фізичним  та юридичним  особам,  за  дорученням  яких  або  щодо яких вчинялися нотаріальні дії;

     - видає довідки  про  вчинені нотаріальні дії та інші документи на  обґрунтовану письмову  вимогу  суду,   прокуратури,   органів дізнання   і   досудового   слідства   у  зв'язку  з цивільними, господарськими,  адміністративними  або  кримінальними   справами, справами  про  адміністративні  правопорушення,  що  знаходяться в провадженні цих органів,  з додержанням вимог статей 8, 8-1 Закону.

Полтавський обласний державний нотаріальний архів
В.о. завідувача	Замулко Любов Володимирівна
Адреса	36000, м. Полтава, вул. Шевченка, 13
Телефон	(0532) 56-54-50
Електронна адреса	notarhiv@just.gov.ua

Графік роботи

Понеділок – четвер з 9-00 до 18-00

П’ятниця з 9-00 до 16-45

Обідня перерва з 13-00 до 13-45

Архівний день - четвер з 13-45 до 18-00

Субота, неділя — вихідні дні

Графік прийому громадян

Понеділок - середа з 9-00 до 18-00

Четвер з 9-00 до 13-00

П'ятниця з 9-00 до 16-45

Обідня перерва з 13-00 до 13-45

Субота, неділя - вихідні дні

• Свідоцтво про державну реєстрацію

• Графік прийому справ від ДНК на друге півріччя 2017 року

• План роботи Полтавського обласного державного нотаріального архіву на 2017 рік