Головне територіальне управління юстиції у Полтавській області Міністерства юстиції України
Основними завданнями архіву є:
- комплектування документами, склад яких передбачено Положенням про державний нотаріальний архів, затвердженим наказам Міністерства юстиції України від 18.05.2009 року N 870/5;
- забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні;
- створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;
-здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у фондоутворювачів;
- підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду на зберігання, до відповідного державного архіву з додержанням вимог, передбачених нормативно-правовими актами Держкомархіву України.
Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
- приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом, Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2008 року N 2368/5 , зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2008 року за N 1325/16016;
- узгоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які подаються на розгляд експертної комісії відповідного управління юстиції;
- організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;
- перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;
- проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;
- створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;
- створює та організовує зберігання страхового фонду;
- виявляє унікальні документи;
- проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному управлінні юстиції, фондоутворювачам у проведенні експертизи цінності документів;
- надає методичну допомогу фондоутворювачам з упорядкування нотаріальних документів та передачі їх на зберігання в архів;
- складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання фондоутворювачів;
- складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;
- інформує управління юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;
- здійснює підготовку документів НАФ та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зберігання до відповідного архіву з додержанням вимог нормативно-правових актів Держкомархіву України;
- на договірних засадах виконує роботи, пов'язані з упорядкуванням документів, та з інших питань, пов'язаних з архівною справою і діловодством;
- веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;
- веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;
- бере участь у проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства;
- здійснює внесення відомостей до Спадкового реєстру про нотаріально посвідчені заповіти та заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчених, які надійшли на зберігання до архіву, веде алфавітні книги обліку заповітів;
- видає дублікати документів, що зберігаються в архіві, за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;
- у випадках, передбачених законодавством, вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;
- засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які знаходяться на зберіганні в архіві, проставляє службові відмітки про скасування заповітів, довіреностей, зняття заборон відчуження нерухомого майна, розірвання (припинення дії) договорів довічного утримання, ренти, спадкових та інших договорів тощо;
- видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів на запити юридичних та фізичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;
- видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії;
- видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з додержанням вимог статей 8, 8-1 Закону.
Полтавський обласний державний нотаріальний архів | |
В.о. завідувача | Замулко Любов Володимирівна |
Адреса | 36000, м. Полтава, вул. Шевченка, 13 |
Телефон | (0532) 56-54-50 |
Електронна адреса | notarhiv@just.gov.ua |
Графік роботи
Понеділок – четвер з 9-00 до 18-00
П’ятниця з 9-00 до 16-45
Обідня перерва з 13-00 до 13-45
Архівний день - четвер з 13-45 до 18-00
Субота, неділя — вихідні дні
Графік прийому громадян
Понеділок - середа з 9-00 до 18-00
Четвер з 9-00 до 13-00
П'ятниця з 9-00 до 16-45
Обідня перерва з 13-00 до 13-45
Субота, неділя - вихідні дні